○砥部町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和8年2月12日
訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、砥部町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び戸籍事務主管課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいい、対象となる関連事務は、別表のとおりとする。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務主管課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。この場合において、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
3 町長に事故があるとき又は欠けたときは、あらかじめ町長が指名する者がその職務を代理する。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務担当係長をもってこれに充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍専用端末の配置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配慮しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容が分かるようラベルで明示する等、適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理については、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(5) 戸籍情報システムにおいては、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターが提供するクラウドサービスを利用することにより、適切に磁気ディスク等を管理し、戸籍データの漏えいを防止しなければならない。
(6) 認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は、必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を、次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者についても制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。この場合において、保護管理者は、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者へ連絡させ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
3 保護管理者は、データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
2 戸籍情報システムの変更後の動作確認は、戸籍情報システム事業者が戸籍情報システムを操作すること無く、取扱職員において実施する。
3 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードをID及びパスワードを付与した者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に次の事項を請求し、取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(戸籍専用端末の操作)
第16条 戸籍専用端末は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 戸籍専用端末の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。この場合において、戸籍データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及び戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員の研修については、配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
附則
この訓令は、令和8年2月24日から施行する。
別表(第2条関係)
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | |
人口動態事務 | ||
民刑事務 | ||
証明、通知等事務 | (1) 不在籍証明の発行 | |
(2) 身分証明書の発行 | ||
(3) 要件具備証明書の発行 | ||
(4) 住民票記載事項通知(住9―2) | ||
(5) 相続税法(昭和25年法律第73号)第58条の通知 |